Định khoản ngân sách quảng cáo, phí dịch vụ và VAT của agency

Trả lời nhanh

Khi doanh nghiệp thanh toán Facebook Ads qua agency, không nên định khoản toàn bộ số tiền chuyển đi vào một dòng chi phí quảng cáo. Trước hết cần tách ngân sách media thực tế đã tiêu, phí dịch vụ agency, VAT theo chứng từ đủ điều kiện, tiền chưa sử dụng, refund và khoản điều chỉnh. Tiền chuyển trước nhưng chưa có quảng cáo phân phối thường cần được theo dõi như khoản trả trước hoặc công nợ phù hợp. Chỉ phần dịch vụ đã nhận đúng kỳ mới được xem xét ghi nhận chi phí. Bút toán kế toán, quyền khấu trừ VAT và chi phí được trừ TNDN là ba kết luận riêng.

Bảng nhận diện nhanh

Vì sao hóa đơn agency dễ bị định khoản sai?

Một khoản chuyển cho agency có thể đồng thời chứa nhiều nghĩa vụ. Khách hàng thường gọi chung là “tiền chạy quảng cáo”, trong khi hợp đồng có thể gồm tiền mua/phân phối media, phí quản trị tài khoản, phí sáng tạo, thuế và số dư chuyển kỳ sau. Ngày chuyển tiền, ngày Meta phân phối, ngày agency đối soát và ngày lập hóa đơn cũng có thể khác nhau.

Nếu kế toán ghi theo tổng tiền ngân hàng, ba lỗi dễ xảy ra: ghi nhận chi phí trước khi dịch vụ phát sinh; ghi trùng khi nhận hóa đơn; và kê khai VAT trên phần chưa đáp ứng điều kiện. Báo cáo marketing cũng bị sai vì phí agency và thuế bị cộng vào spend trên nền tảng.

Bước đầu tiên: đọc hợp đồng theo bản chất, không theo tên gói

Hợp đồng nên trả lời ít nhất tám câu hỏi:

1. Agency cung cấp dịch vụ quảng cáo, dịch vụ quản lý hay đứng ra mua media theo cơ chế nào?
2. Ngân sách media là giá dịch vụ của agency, khoản agency thu để thực hiện nghĩa vụ, hay cấu phần khác?
3. Phí được tính cố định, theo phần trăm ngân sách hay theo kết quả?
4. Thời điểm nghiệm thu từng cấu phần là khi nạp tiền, khi quảng cáo phân phối hay khi chốt báo cáo?
5. Tiền chưa tiêu thuộc quyền của ai và được hoàn/chuyển kỳ sau ra sao?
6. Refund, credit và khoản Meta điều chỉnh được phân bổ thế nào?
7. Hóa đơn thể hiện một dòng hay nhiều dòng; mô tả có khớp hợp đồng không?
8. Agency phải cung cấp bảng kê account–campaign–spend và bằng chứng nào?

Tên gọi “VAT Billing”, “Meta Invoice Ads” hoặc “Credit Line” không thay thế việc phân tích hợp đồng. Hai agency dùng cùng một tên thương mại vẫn có thể có cấu trúc giao dịch khác nhau.

Trường hợp 1: khách hàng chuyển tiền trước, cuối tháng mới đối soát

Giả sử ngày 1/8 doanh nghiệp chuyển 1 tỷ đồng cho agency để chạy quảng cáo. Đến 31/8, spend xác nhận là 720 triệu, phí quản lý 57,6 triệu, VAT theo hóa đơn là 77,76 triệu và còn 144,64 triệu chưa sử dụng.

Tại ngày chuyển tiền, nếu dịch vụ chưa phát sinh, bút toán minh họa:

• Nợ khoản trả trước cho nhà cung cấp: 1 tỷ đồng.
• Có tiền gửi ngân hàng: 1 tỷ đồng.

Khi chốt kỳ và đủ hồ sơ:

• Nợ chi phí quảng cáo theo cost center: 720 triệu đồng.
• Nợ chi phí dịch vụ agency: 57,6 triệu đồng.
• Nợ VAT được khấu trừ: 77,76 triệu đồng, nếu đủ điều kiện.
• Có khoản trả trước: 855,36 triệu đồng.

Số dư 144,64 triệu đồng tiếp tục được theo dõi, không tự động ghi vào chi phí. Ví dụ chỉ minh họa phương pháp tách; thuế suất, nội dung hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn phải căn cứ giao dịch thực tế.

Trường hợp 2: agency xuất hóa đơn và cho khách trả sau

Nếu agency cung cấp dịch vụ trong tháng, hai bên đối soát và khách chưa thanh toán, kế toán có thể ghi nhận chi phí cùng công nợ khi nghĩa vụ đã phát sinh:

• Nợ chi phí media.
• Nợ chi phí dịch vụ.
• Nợ VAT được khấu trừ nếu đủ điều kiện.
• Có phải trả nhà cung cấp.

Khi thanh toán: Nợ phải trả nhà cung cấp; Có tiền gửi ngân hàng.

Điểm quan trọng là tổng công nợ phải nối được với hóa đơn và bảng đối soát. Nếu invoice tổng cho nhiều account, cần breakdown trước khi phân bổ cho từng nhãn hàng, chi nhánh hoặc pháp nhân. Không đưa toàn bộ vào một cost center chỉ vì một bộ phận đứng ra ký hợp đồng.

Trường hợp 3: phí agency tính theo phần trăm spend

Khi phí bằng 8% spend, cần xác định mẫu số: spend trước hay sau thuế, đã trừ refund chưa, có bao gồm ngân sách khuyến mại hay không. Công thức phải khớp hợp đồng và bảng kê.

Ví dụ spend đủ điều kiện là 500 triệu đồng; phí 8% tương ứng 40 triệu đồng. Nếu kỳ sau Meta hoàn 50 triệu liên quan spend kỳ trước, cần xem phí có được điều chỉnh theo hay không. Kế toán không tự giảm phí nếu hợp đồng không quy định, nhưng phải yêu cầu agency giải thích và lập chứng từ điều chỉnh khi có căn cứ.

Trường hợp 4: hóa đơn ghi một dòng “dịch vụ quảng cáo”

Một dòng trên hóa đơn không có nghĩa kế toán chỉ được dùng một dòng trong sổ quản trị. Doanh nghiệp vẫn cần bảng kê để tách media, phí và khoản chưa dùng theo bản chất. Tuy nhiên, không nên tự chia giá trị hóa đơn thành các cấu phần thuế khác với hợp đồng và chứng từ của nhà cung cấp.

Nếu hóa đơn 1,1 tỷ nhưng báo cáo cho thấy spend mới 800 triệu, kế toán cần làm rõ 300 triệu còn lại là phí, thuế, tiền giữ hộ, khoản trả trước hay sai lệch. Việc đưa toàn bộ vào chi phí chỉ để khớp hóa đơn sẽ làm sai kỳ và tăng rủi ro quyết toán.

Trường hợp 5: hóa đơn tách ngân sách và phí dịch vụ

Khi hóa đơn có hai dòng, kế toán dễ theo dõi hơn nhưng vẫn phải kiểm tra bản chất. Dòng “ngân sách quảng cáo” phải nối với account và spend; dòng “phí dịch vụ” phải nối với phạm vi công việc, báo cáo và nghiệm thu. VAT được xem theo từng dòng, quy định thuế suất và điều kiện khấu trừ áp dụng tại thời điểm giao dịch.

Không nên mặc định ngân sách và phí luôn cùng thuế suất hoặc cùng thời điểm ghi nhận. Đây là kết luận cần người phụ trách thuế rà soát trên hợp đồng và hóa đơn cụ thể.

Tiền nạp chưa sử dụng xử lý thế nào?

Cuối tháng, agency nên xác nhận công thức:

Số dư cuối kỳ = số dư đầu kỳ + tiền nhận/nạp trong kỳ + credit – spend – refund đã trả – phí được trừ từ số dư.

Doanh nghiệp đối chiếu công thức này với bảng agency, dữ liệu Meta và sổ kế toán. Số dư phải được theo dõi theo pháp nhân, account và loại tiền. Không bù số dư của khách hàng hoặc pháp nhân khác chỉ vì cùng agency quản lý.

Nếu tiền dư không còn khả năng sử dụng hoặc thu hồi, doanh nghiệp cần đánh giá tổn thất và trách nhiệm theo hợp đồng; không tự động xóa vào chi phí quảng cáo.

VAT của agency: hạch toán không đồng nghĩa với được khấu trừ

Trước khi ghi VAT đầu vào được khấu trừ, cần kiểm tra hóa đơn hợp pháp, thông tin người mua, giao dịch thật, mục đích sử dụng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc trường hợp bắt buộc và các điều kiện khác theo Luật GTGT cùng văn bản hướng dẫn.

Bảng kê Ads Manager hỗ trợ chứng minh dịch vụ, nhưng không thay hóa đơn. Ngược lại, hóa đơn hợp lệ về hình thức không thay thế bằng chứng quảng cáo thực tế. Doanh nghiệp nên lưu cả hai lớp.

Nếu VAT chưa đủ điều kiện tại thời điểm khóa sổ, nên đưa vào danh sách chờ xử lý và nêu tài liệu thiếu. Không dùng tài khoản VAT được khấu trừ như nơi treo vô thời hạn. Khi kết luận không được khấu trừ, xử lý theo bản chất kế toán và điều kiện TNDN, không mặc định loại toàn bộ chi phí.

Refund và credit note từ agency

Mỗi khoản hoàn cần truy về giao dịch gốc:

• Hoàn tiền chưa tiêu: giảm khoản trả trước.
• Hoàn spend đã ghi nhận: giảm chi phí hoặc điều chỉnh theo kỳ phù hợp.
• Credit bù kỳ sau: theo dõi công nợ/credit, tránh ghi hai lần.
• Điều chỉnh phí agency: dựa trên chứng từ điều chỉnh và hợp đồng.
• Điều chỉnh VAT: thực hiện theo hóa đơn/chứng từ và quy định áp dụng.

Không đưa refund vào thu nhập khác chỉ vì tiền về ngân hàng. Cách đó có thể làm phình cả doanh thu/thu nhập và chi phí, đồng thời mất dấu giao dịch gốc.

Nhiều nhãn hàng hoặc nhiều pháp nhân

Phần xác định được theo campaign phải ghi trực tiếp trước. Chỉ pool dùng chung mới phân bổ theo tiêu thức được phê duyệt. Bảng phân bổ quản trị không tự tạo quyền ghi nhận cho một pháp nhân khác. Nếu agency invoice cho công ty mẹ nhưng quảng cáo phục vụ công ty con, cần rà soát hợp đồng liên công ty, nghĩa vụ thanh toán, hóa đơn và giao dịch liên kết.

Agency nên cung cấp registry gồm Business Manager, ad account, pháp nhân hưởng lợi, nhãn hàng, cost center và người phê duyệt. Registry được khóa theo kỳ giúp ngăn việc một account bị phân bổ hai lần.

Bộ hồ sơ tối thiểu

1. Hợp đồng và phụ lục ngân sách/phí.
2. Đề nghị chạy và phê duyệt ngân sách.
3. Danh sách ad account, campaign và pháp nhân hưởng lợi.
4. Báo cáo spend từ Meta hoặc dữ liệu có thể kiểm tra.
5. Bảng đối soát media–phí–VAT–refund–số dư.
6. Biên bản nghiệm thu/phê duyệt kết quả.
7. Hóa đơn và chứng từ điều chỉnh.
8. Ủy nhiệm chi/sao kê ngân hàng.
9. Bảng phân bổ cost center.
10. Memo kết luận VAT, TNDN và kế toán.

Checklist khóa sổ cuối tháng

• Tổng tiền chuyển khớp ngân hàng.
• Spend khớp account và đúng kỳ.
• Phí khớp công thức hợp đồng.
• VAT khớp hóa đơn và điều kiện khấu trừ.
• Số dư cuối kỳ có xác nhận.
• Refund/credit có mã tham chiếu.
• Tổng phân bổ bằng tổng cần phân bổ.
• Công nợ khớp xác nhận agency.
• Không ghi trùng tiền nạp và hóa đơn.
• Hồ sơ được kế toán trưởng phê duyệt và khóa phiên bản.

Câu hỏi thường gặp

Chuyển tiền cho agency có được ghi ngay vào chi phí không?

Không mặc định. Nếu dịch vụ chưa phát sinh, khoản chuyển thường cần theo dõi như trả trước hoặc công nợ phù hợp.

Có hóa đơn agency là được ghi toàn bộ chi phí chưa?

Chưa. Cần đối chiếu dịch vụ thật, kỳ cung cấp, tiền chưa tiêu và điều kiện thuế.

Phí agency có cộng vào ngân sách media không?

Nên tách để quản trị và đối soát; cách trình bày trên chứng từ phụ thuộc hợp đồng và giao dịch.

VAT trên ngân sách quảng cáo có chắc chắn được khấu trừ không?

Không thể cam kết chung. Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo hồ sơ thực tế.

Tiền dư chuyển tháng sau có phải chi phí tháng này không?

Không nếu dịch vụ chưa sử dụng; cần tiếp tục theo dõi và đối chiếu.

Refund từ agency ghi vào thu nhập khác được không?

Không nên mặc định; cần giảm đúng khoản trả trước, công nợ hoặc chi phí gốc.

Một hóa đơn cho nhiều account phân bổ thế nào?

Ghi trực tiếp theo dữ liệu account/campaign trước, chỉ phân bổ phần dùng chung bằng tiêu thức có căn cứ.

YODAY hỗ trợ phần nào?

YODAY có thể hỗ trợ chuẩn hóa bảng đối soát billing, account và hồ sơ theo phạm vi; kết luận thuế cuối cùng thuộc doanh nghiệp trên bộ hồ sơ của mình.

Kết luận

Định khoản giao dịch agency đúng bắt đầu từ việc tách ngân sách đã tiêu, phí, VAT, số dư và refund. Khi hợp đồng, bảng đối soát, hóa đơn và ngân hàng nối được với nhau, kế toán mới ghi đúng kỳ, đúng cost center và tránh hạch toán trùng. Không có một tỷ lệ hay bút toán chung cho mọi mô hình agency.

Nguồn chính thức

• Bộ Tài chính: Quy định mới về chế độ kế toán doanh nghiệp
• Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP
• Thông tư 20/2026/TT-BTC

Tải mẫu bảng tách ngân sách–phí–VAT — Xem bảng tính và để lại số điện thoại hoặc liên hệ YODAY . Chuyên gia phản hồi trong 1 giờ làm việc.