Bộ hồ sơ quyết toán chi phí quảng cáo Facebook gồm những gì?

Trả lời nhanh

Một bộ hồ sơ quyết toán Facebook Ads đáng tin cậy không chỉ gồm hóa đơn và ủy nhiệm chi. Doanh nghiệp cần tạo được chuỗi bằng chứng xuyên suốt: nhu cầu kinh doanh và ngân sách được phê duyệt; hợp đồng đúng chủ thể; quảng cáo thực tế đã phân phối; invoice/receipt và bảng đối soát; hóa đơn, chứng từ thuế phù hợp; thanh toán, hạch toán và phân bổ đúng kỳ. Từng khoản phải nối được với pháp nhân, Business Manager, ad account, campaign và người chịu trách nhiệm. VAT, chi phí được trừ TNDN và ghi nhận kế toán được kết luận riêng, không dùng một dấu “hợp lệ” chung.

Sáu lớp của một bộ hồ sơ hoàn chỉnh

Thiếu một lớp chưa chắc làm toàn bộ khoản chi bị loại, nhưng làm tăng câu hỏi doanh nghiệp phải giải trình. Mục tiêu của hồ sơ là để một người không tham gia chiến dịch vẫn có thể tái hiện giao dịch.

Lớp 1: hồ sơ chủ trương và phê duyệt

Đây là phần thường bị bỏ qua vì doanh nghiệp cho rằng quảng cáo là chi phí thường xuyên. Tuy nhiên, hồ sơ chủ trương giúp chứng minh khoản chi liên quan hoạt động kinh doanh và được thực hiện đúng thẩm quyền.

Nên có kế hoạch marketing theo tháng/quý; đề nghị ngân sách; mục tiêu campaign; đối tượng khách hàng; sản phẩm, thị trường, trang đích; người phê duyệt; giới hạn chi tiêu; và quy định xử lý vượt ngân sách. Với chiến dịch thử nghiệm, ghi rõ giả thuyết, ngân sách thử và tiêu chí dừng.

Không cần biến mọi campaign nhỏ thành một tập giấy dài. Doanh nghiệp có thể phê duyệt theo hạn mức và lưu dấu vết điện tử, miễn quy trình nội bộ xác định rõ ai được quyền tạo account, nạp tiền và tăng ngân sách.

Lớp 2: hợp đồng và căn cứ giao dịch

Nếu mua qua agency, hợp đồng phải làm rõ phạm vi: cung cấp media, quản trị tài khoản, sáng tạo, tư vấn hay các cấu phần khác. Cần quy định ngân sách, phí, thuế, thời điểm nghiệm thu, số dư, refund, quyền truy cập dữ liệu và nghĩa vụ xuất hóa đơn.

Nếu thanh toán trực tiếp cho Meta, doanh nghiệp lưu điều khoản/tài liệu tài khoản, thông tin billing, account ownership và quy chế sử dụng phương tiện thanh toán. Với Monthly Invoicing/Credit Line, lưu hồ sơ hạn mức, invoice, kỳ thanh toán và breakdown account.

Các bên trong hồ sơ phải thống nhất: pháp nhân ký hợp đồng, pháp nhân đứng tên hóa đơn, bên trả tiền và bên hưởng lợi. Nếu khác nhau, phải có ủy quyền, thỏa thuận thanh toán thay hoặc cơ chế liên công ty phù hợp. Một bảng phân bổ nội bộ không tự sửa được sai chủ thể.

Lớp 3: bằng chứng quảng cáo thực tế

Hóa đơn cho thấy nhà cung cấp ghi nhận một giao dịch; nó không tự chứng minh campaign đã chạy cho đúng doanh nghiệp. Cần lưu dữ liệu nền tảng:

• Business Manager và ad account ID.
• Danh sách campaign/ad set/ad liên quan.
• Kỳ chạy, tiền tệ, spend và kết quả.
• Trang đích, fanpage, sản phẩm và nhãn hàng.
• Brief, nội dung/mẫu quảng cáo và phê duyệt.
• Báo cáo lead, đơn hàng hoặc mục tiêu thương hiệu.
• Quyền truy cập và người chịu trách nhiệm.

Nên xuất dữ liệu gốc theo kỳ và lưu định dạng không dễ bị thay đổi, bên cạnh dashboard trực tuyến. Ảnh chụp màn hình có giá trị hỗ trợ nhưng không tốt bằng file có account ID, thời gian và số liệu đầy đủ.

Chiến dịch không tạo doanh thu vẫn có thể là hoạt động kinh doanh thật. Hồ sơ nên giải thích mục tiêu thử nghiệm, nhận diện hoặc tạo lead thay vì chỉ báo cáo ROAS. Ngược lại, ROAS cao không cứu được một giao dịch sai pháp nhân.

Lớp 4: billing và bảng đối soát

Đây là cầu nối giữa Ads Manager và tiền. Tùy mô hình, lưu invoice, receipt, payment activity, statement, agency reconciliation, thông báo charge, refund và credit.

Bảng đối soát tối thiểu cần tách:

1. Số dư đầu kỳ.
2. Tiền nạp hoặc công nợ phát sinh.
3. Media spend đã sử dụng.
4. Phí dịch vụ.
5. VAT/thuế.
6. Phí ngân hàng và tỷ giá.
7. Refund/credit/adjustment.
8. Số dư hoặc công nợ cuối kỳ.

Không lấy receipt làm mặc định hóa đơn GTGT. Receipt/payment activity là tài liệu billing; giá trị thuế phải đánh giá trên loại chứng từ và mô hình giao dịch cụ thể.

Lớp 5: hóa đơn và hồ sơ thuế

Đối với hóa đơn điện tử của nhà cung cấp trong nước, kiểm tra tính hợp pháp, thông tin người mua, nội dung, thời điểm, giá trị và thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, trong đó có Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nếu có sai sót, refund hoặc giảm giá, lưu hóa đơn/chứng từ điều chỉnh và biên bản liên quan.

Hồ sơ VAT nên có memo riêng: dịch vụ phục vụ hoạt động nào; loại chứng từ; điều kiện thanh toán; phần đề nghị khấu trừ; phần phân bổ hoặc chưa đủ điều kiện; kỳ kê khai. Hồ sơ TNDN trả lời: khoản chi có thật không; liên quan kinh doanh không; chứng từ và thanh toán ra sao; có thuộc khoản loại trừ hay không.

Không viết trên hồ sơ rằng “có hóa đơn nên chắc chắn được trừ”. Hóa đơn là một mắt xích, không thay thế hợp đồng, thực hiện và thanh toán. Cũng không kết luận “VAT không khấu trừ thì toàn bộ chi phí bị loại”; hai sắc thuế có hệ điều kiện khác nhau.

Lớp 6: thanh toán, kế toán và phân bổ

Lưu sao kê, ủy nhiệm chi, chứng từ thẻ, giấy báo nợ, hồ sơ thanh toán thay và hoàn ứng nếu có. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải được rà theo ngưỡng và điều kiện pháp luật áp dụng tại kỳ giao dịch.

Sổ kế toán cần nối được với bảng đối soát: phần đã tiêu vào chi phí đúng kỳ; tiền chưa tiêu ở khoản trả trước phù hợp; công nợ trả sau được theo dõi; VAT, phí, tỷ giá và refund được tách. Nếu nhiều nhãn hàng/chi nhánh, ghi trực tiếp theo account/campaign trước rồi mới phân bổ phần dùng chung bằng tiêu thức có căn cứ.

Cuối cùng, lưu bút toán, sổ chi tiết nhà cung cấp, sổ ngân hàng, bảng phân bổ và xác nhận công nợ. Một bộ hồ sơ thuế tốt nhưng sổ không khớp vẫn tạo rủi ro giải trình.

Cấu trúc thư mục đề xuất

```text META-ADS_2026-08/ 01_Phe-duyet-ngan-sach/ 02_Hop-dong-phu-luc/ 03_Ads-Manager-campaign/ 04_Billing-doi-soat/ 05_Hoa-don-thue/ 06_Thanh-toan-ngan-hang/ 07_Hach-toan-phan-bo/ 08_Refund-adjustment/ 09_Memo-VAT-TNDN/ 10_Ban-chot-va-phe-duyet/ ```

Tên file nên bắt đầu bằng ngày, pháp nhân, account ID và loại tài liệu. Ví dụ: `2026-08_YODAY_Act123_SpendReport.csv`. Tránh tên “file mới”, “invoice final 2” hoặc lưu duy nhất trong tài khoản cá nhân.

Hồ sơ theo từng mô hình thanh toán

Thanh toán trực tiếp bằng thẻ công ty

Ưu tiên payment activity/receipt, sao kê thẻ, spend report, thông tin billing, phí/tỷ giá và bảng cầu nối charge–campaign.

Dùng thẻ cá nhân hoặc giám đốc

Bổ sung quy chế/ủy quyền, đề nghị thanh toán, bằng chứng cá nhân trả thay, xác nhận công nợ và chứng từ công ty hoàn trả. Bút toán không tự tạo điều kiện thuế; phải rà chủ thể và thanh toán.

Qua agency

Bổ sung hợp đồng, phụ lục ngân sách–phí, bảng kê account/campaign, nghiệm thu, hóa đơn, xác nhận số dư/refund và chứng từ chuyển khoản.

Monthly Invoicing/Credit Line

Bổ sung thỏa thuận hạn mức, invoice theo kỳ, breakdown account, công nợ, adjustment và thanh toán. Credit Line là cơ chế billing, không tự đồng nghĩa với hóa đơn VAT .

Ví dụ kiểm tra một khoản 1,1 tỷ đồng

Doanh nghiệp chuyển agency 1,1 tỷ. Hồ sơ cho thấy 850 triệu media đã tiêu, 68 triệu phí, 91,8 triệu VAT và 90,2 triệu số dư. Kế toán phải nối bốn cấu phần với hợp đồng, đối soát, hóa đơn và ngân hàng.

Nếu sổ ghi toàn bộ 1,1 tỷ chi phí, cần điều chỉnh phần số dư. Nếu Ads Manager chỉ hiện 820 triệu, 30 triệu chênh phải có mã nguyên nhân. Nếu hóa đơn ghi một dòng, vẫn cần bảng breakdown quản trị nhưng không tự sửa bản chất thuế của chứng từ.

Mười rủi ro làm hồ sơ yếu

1. Chỉ có hóa đơn và chuyển khoản.
2. Không xác định ad account thuộc pháp nhân nào.
3. Tiền nạp được ghi toàn bộ vào chi phí.
4. Receipt được gọi là hóa đơn GTGT.
5. Hợp đồng không quy định số dư và refund.
6. Dùng thẻ cá nhân không có ủy quyền/hoàn ứng.
7. Spend, invoice và ngân hàng không đối soát.
8. Phân bổ tùy ý cho nhiều nhãn hàng.
9. Không có chứng từ điều chỉnh kỳ sau.
10. Hồ sơ được lập lại khi thanh tra nhưng mất dữ liệu gốc.

Quy trình chuẩn bị trước quyết toán

Bước 1: Lập registry toàn bộ account, phương thức thanh toán và pháp nhân. Bước 2: Kiểm kê hồ sơ theo tháng bằng checklist. Bước 3: Đối soát spend–billing–ngân hàng–hóa đơn. Bước 4: Gắn mã và xử lý chênh lệch. Bước 5: Lập memo VAT, TNDN, kế toán. Bước 6: Kiểm tra phân bổ, refund và công nợ. Bước 7: Kế toán trưởng phê duyệt, khóa phiên bản và lưu trữ.

Không nên đợi đến khi có quyết định kiểm tra mới xin dữ liệu từ nhân viên hoặc agency. Người phụ trách cũ có thể nghỉ, account mất quyền và giao diện nền tảng thay đổi.

Câu hỏi thường gặp

Có hóa đơn và chuyển khoản đã đủ hồ sơ chưa?

Chưa. Cần chứng minh giao dịch thật, mục đích kinh doanh, triển khai, đối soát và ghi nhận đúng kỳ.

Có bắt buộc lưu ảnh quảng cáo không?

Nên lưu creative/brief và dữ liệu campaign để chứng minh dịch vụ; hình thức lưu phụ thuộc quy trình doanh nghiệp.

Receipt của Meta nằm ở lớp nào?

Là tài liệu billing và thanh toán; không mặc định là hóa đơn GTGT Việt Nam.

Ads không tạo doanh thu có bị loại không?

Không tự động. Cần chứng minh mục tiêu kinh doanh và hoạt động thật.

Một hóa đơn cho nhiều nhãn hàng xử lý thế nào?

Lưu bảng kê, ghi trực tiếp theo account/campaign và phân bổ phần dùng chung bằng tiêu thức được duyệt.

Hồ sơ điện tử có dùng được không?

Có thể lưu điện tử phù hợp quy định và kiểm soát, nhưng cần bảo đảm tính toàn vẹn, truy xuất và phiên bản.

Cần lưu hồ sơ trong bao lâu?

Áp dụng thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán, thuế và chính sách doanh nghiệp; không xóa chỉ vì đã quyết toán một năm.

YODAY có thể audit bộ hồ sơ không?

YODAY có thể hỗ trợ kiểm kê billing, account và bảng đối soát theo phạm vi; kết luận thuế thuộc doanh nghiệp và tư vấn chuyên môn dựa trên hồ sơ thực tế.

Kết luận

Bộ hồ sơ Facebook Ads mạnh là một chuỗi bằng chứng, không phải một tập hóa đơn. Khi chủ trương, hợp đồng, campaign, billing, thuế, thanh toán và sổ sách nối được với cùng một giao dịch, doanh nghiệp mới có khả năng giải trình nhất quán.

Nguồn chính thức

• Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi quy định hóa đơn, chứng từ
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP
• Thông tư 20/2026/TT-BTC

Tải Bộ hồ sơ quyết toán Meta Ads 2026 — Xem bảng tính và để lại số điện thoại hoặc liên hệ YODAY . Chuyên gia phản hồi trong 1 giờ làm việc.