Checklist hợp đồng, chứng từ thanh toán, báo cáo quảng cáo và hồ sơ đối soát Meta Ads doanh nghiệp nên lưu hàng tháng.
Rủi ro lớn nhất của chi phí quảng cáo số là dữ liệu phân tán: hóa đơn ở một nơi, sao kê ở một nơi, chiến dịch do agency quản lý và người thanh toán lại là cá nhân. Bộ hồ sơ tốt phải nối được toàn bộ chuỗi giao dịch.
Nhóm 1 — Pháp lý và phê duyệt
- Hợp đồng, phụ lục và báo giá.
- Quyết định hoặc đề nghị duyệt ngân sách.
- Quy chế sử dụng tài khoản, thẻ và hoàn ứng.
- Ủy quyền cho nhân sự hoặc agency nếu có.
Nhóm 2 — Chứng từ tài chính
- Hóa đơn/chứng từ của nhà cung cấp.
- Ủy nhiệm chi, sao kê thẻ hoặc ngân hàng.
- Chứng từ phí thanh toán, ngoại tệ và tỷ giá.
- Bảng kê nạp tiền, trừ tiền, hoàn tiền.
Nhóm 3 — Bằng chứng quảng cáo
- Báo cáo Ads Manager theo kỳ.
- Danh sách tài khoản, chiến dịch và trang quảng cáo.
- Ảnh hoặc bản lưu mẫu quảng cáo.
- Kết quả đầu ra: lead, đơn hàng, lượt truy cập hoặc báo cáo thương hiệu.
Nhóm 4 — Đối soát
- Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận dịch vụ.
- Bảng phân bổ ngân sách theo pháp nhân/nhãn hàng.
- Giải trình chênh lệch giữa số thanh toán và số tiêu.
- Hồ sơ điều chỉnh, hoàn tiền hoặc giao dịch thất bại.
Quy tắc lưu trữ
Lưu bản gốc điện tử, không chỉ ảnh chụp màn hình; dùng tên file thống nhất; phân quyền truy cập; sao lưu; khóa số liệu sau khi đối soát. Khi tài khoản quảng cáo bị vô hiệu hóa, quyền truy cập có thể bị gián đoạn, nên không chờ đến cuối năm mới tải dữ liệu.
YODAY cung cấp mẫu checklist và bảng đối soát theo tháng cho doanh nghiệp có nhiều tài khoản Meta Ads. — Xem bảng tính và để lại số điện thoại hoặc liên hệ YODAY . Chuyên gia phản hồi trong 1 giờ làm việc.
Nội dung nhằm cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn thuế, kế toán hoặc pháp lý cho từng doanh nghiệp. Việc áp dụng cho một hồ sơ cụ thể cần đối chiếu chứng từ thực tế và quy định tại thời điểm phát sinh.